Charg\u00e9 (e) d\u2019assurer l\u2019ensemble des activit\u00e9s administratives et de secr\u00e9tariat des diff\u00e9rents services du Ballet : direction artistique, administration, ma\u00eetres de ballet, r\u00e9gisseur g\u00e9n\u00e9ral, direction technique et communication.<\/p>\n
Plac\u00e9 (e) sous l\u2019autorit\u00e9 de l\u2019administratrice du Ballet, il\/elle sera charg\u00e9(e) d\u2019assurer de nombreuses t\u00e2ches pluridisciplinaires et plus particuli\u00e8rement :<\/p>\n
Accueil et communication<\/strong><\/p>\n r\u00e9aliser l\u2019accueil physique et t\u00e9l\u00e9phonique (accueil, r\u00e9ception, filtrage, transmission, et renseignements) T\u00e2ches administratives<\/strong><\/p>\n de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, est en charge de toutes les activit\u00e9s administratives et de secr\u00e9tariat du Ballet, r\u00e9daction de courriers, \u00e9tablissements d\u2019attestations diverses, pr\u00e9paration et suivi de dossiers Administration du personnel<\/strong><\/p>\n pr\u00e9parer et assurer le suivi administratif des contrats d\u2019engagements des artistes chor\u00e9graphiques et documents r\u00e9glementaires li\u00e9s \u00e0 l\u2019engagement, \u00e9tablissement des certificats de travail, demandes d\u2019autorisations de travail pour le personnel de nationalit\u00e9 \u00e9trang\u00e8re, suivi des \u00e9ch\u00e9ances, d\u00e9clarations de d\u00e9tachements \u00e9ventuels, etc\u2026 Gestion des commandes et r\u00e9gie<\/strong><\/p>\n \u00e9tablir les bons de commande (chaussons, mat\u00e9riel etc\u2026) et pr\u00e9-contr\u00f4ler les factures au regard des r\u00e9servations, bons de commande, etc. Activit\u00e9s sp\u00e9cifiques ou dossiers ponctuels<\/strong><\/p>\n assurer l\u2019organisation des auditions, suivi des candidatures Le poste est bas\u00e9 au Centre chor\u00e9graphique national.Ballet de l\u2019Op\u00e9ra national du Rhin \u00e0 Mulhouse Formation en secr\u00e9tariat, gestion, administration, niveau Bac + 2. Tr\u00e8s bon r\u00e9dactionnel, et capacit\u00e9 de synth\u00e8se de l\u2019anglais et de l\u2019allemand, Exp\u00e9rience ou connaissance du domaine de la danse ou du spectacle vivant en g\u00e9n\u00e9ral serait un plus<\/p>\n Poss\u00e9dant un bon relationnel et une aisance dans les relations inter-personnelles, mais tout en sachant respecter les obligations de discr\u00e9tion indispensables requises par le poste Date limite de candidature : 21 septembre 2021 L\u2019article L\u2019OP\u00c9RA NATIONAL DU RHIN [Mulhouse] recrute un assistant administratif. affect\u00e9 au Ballet [F\/H]<\/a> est apparu en premier sur POP B\u00dcRO<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" MISSIONS ET ACTIVITES Missions Charg\u00e9 (e) d\u2019assurer l\u2019ensemble des activit\u00e9s administratives et de secr\u00e9tariat des diff\u00e9rents services du Ballet : direction artistique, administration, ma\u00eetres de ballet, r\u00e9gisseur g\u00e9n\u00e9ral, direction technique et communication. Activit\u00e9s Plac\u00e9 (e) sous l\u2019autorit\u00e9 de l\u2019administratrice du Ballet, il\/elle sera charg\u00e9(e) d\u2019assurer de nombreuses t\u00e2ches pluridisciplinaires et plus particuli\u00e8rement : Accueil et communication r\u00e9aliser l\u2019accueil physique et t\u00e9l\u00e9phonique (accueil, r\u00e9ception, filtrage, transmission, et renseignements) assurer efficacement la fonction d\u2019interface assurer la diffusion interne des activit\u00e9s quotidiennes (courriels\/affichages […]<\/p>\n","protected":false},"author":0,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-919","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-non-classe"],"yoast_head":"\n
\nassurer efficacement la fonction d\u2019interface
\nassurer la diffusion interne des activit\u00e9s quotidiennes (courriels\/affichages aupr\u00e8s des \u00e9quipes de toutes les informations li\u00e9es aux absences, aux changements \u00e9ventuels de planning, aux feuilles de route de d\u00e9placements, les pr\u00e9sences de stagiaires, de danseurs invit\u00e9s, etc.)
\ninformer, orienter et conseiller les artistes, et les d\u00e9marches \u00e0 effectuer au regard de leur demande
\ng\u00e9rer le courrier \u00e0 chercher aux services postaux, ouverture, distribution, \u00e9ventuelle suite \u00e0 donner
\nassurer les relations avec les partenaires ext\u00e9rieurs (pr\u00e9fecture, recette des finances, etc.. )<\/p>\n
\ng\u00e9rer et suivre les agendas du directeur artistique et de l\u2019administratrice du Ballet, dont plus particuli\u00e8rement les invitations, r\u00e9unions, rendez-vous ext\u00e9rieurs, etc.
\nassister aux r\u00e9unions, prendre note des d\u00e9lib\u00e9rations, r\u00e9diger les comptes-rendus et donner suite aux d\u00e9cisions qui rel\u00e8vent de sa comp\u00e9tence
\norganiser la constitution, la mise \u00e0 jour, le classement et l\u2019archivage des dossiers
\norganiser et g\u00e9rer le suivi administratif des r\u00e9servations des h\u00f4tels pour les artistes permanents et du personnel technique lors des d\u00e9placements dans le Syndicat Intercommunal et lors des tourn\u00e9es, ainsi que des artistes invit\u00e9s (chor\u00e9graphes, d\u00e9corateur, professeurs invit\u00e9s etc. \u2026)
\norganiser et g\u00e9rer le suivi administratif des voyages et d\u00e9placements (voyages du personnel permanent (individuel\/groupe) et des artistes invit\u00e9s
\ng\u00e9rer et mettre \u00e0 jour de la base de donn\u00e9es des contacts<\/p>\n
\n\u00e9tablir les d\u00e9clarations A.T. aupr\u00e8s des organismes sociaux et les attestations li\u00e9es
\nmettre \u00e0 jour des outils de suivis (pi\u00e8ces d\u2019identit\u00e9, carte de s\u00e9jour, absences aux cours, heures suppl\u00e9mentaires, plannings d\u2019interventions des kin\u00e9s, etc\u2026)
\norganiser les rendez-vous de m\u00e9decine du travail et planifier les nouvelles visites
\ntraiter les diff\u00e9rentes demandes de stage et en faire valider la faisabilit\u00e9
\ncontr\u00f4ler, compl\u00e9ter et suivre les conventions de stage
\nsuivre et agender les accueils des stagiaires, compl\u00e9ter ou faire compl\u00e9ter et transmettre les bilans et \u00e9valuations demand\u00e9es
\nassurer la transmission de tous les documents administratifs ou copies, vers les services ou personnes concern\u00e9s<\/p>\n
\nassurer la mission de r\u00e9gisseur d\u2019avances et \u00e0 ce titre g\u00e8re la r\u00e9gie \u00ab petites d\u00e9penses \u00bb du Ballet
\ntenir \u00e0 jour le cahier de r\u00e9gie de caisse<\/p>\n
\nPeut \u00eatre amen\u00e9 (e) \u00e0 participer \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement des tableaux statistiques, contribuer \u00e0 la r\u00e9alisation d\u2019\u00e9tudes, \u00e0 l\u2019am\u00e9lioration des processus administratifs, \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement de dossiers li\u00e9s \u00e0 l\u2019organisation de tourn\u00e9es, co\u00fbts, \u00e0 suivre\/r\u00e9aliser des missions de production ou des dossiers sp\u00e9cifiques selon les projets\/activit\u00e9s artistiques, etc.
\nCe poste implique en outre de prendre en compte les imp\u00e9ratifs du personnel permanent tout comme ceux des \u00e9quipes artistiques et techniques des \u00e9quipes venues du monde entier.<\/p>\n
\nHoraires : 35h\/semaine<\/p>\nCOMPETENCES ET QUALITES REQUISES<\/h2>\n
Formation<\/h3>\n
\nUne premi\u00e8re exp\u00e9rience pertinente est exig\u00e9e<\/p>\nComp\u00e9tences<\/h3>\n
\nTr\u00e8s bonne ma\u00eetrise<\/p>\n
\ndes outils informatiques et de bureautiques : word, excel, publipostage, \u2026
\nd\u2019une m\u00e9thode de prise de notes rapide<\/p>\nQualit\u00e9s<\/h3>\n
\nDisponibilit\u00e9 et souplesse pour r\u00e9pondre aux diff\u00e9rentes sollicitations quotidiennes, mais aussi r\u00e9actif(ve) pour faire face \u00e0 des urgences et aux priorit\u00e9s
\nCapacit\u00e9 d\u2019adaptation, d\u2019organisation, ainsi que d\u2019anticipation
\nFiabilit\u00e9 et rigueur imp\u00e9ratifs
\nCapacit\u00e9 d\u2019analyse, d\u2019initiative et force de proposition<\/p>\n
\nMerci de faire parvenir votre candidature (lettre de motivation, cv) pour le 21 septembre 2021
\n\u00e0 Monsieur le Directeur g\u00e9n\u00e9ral de l\u2019Op\u00e9ra national du Rhin
\nDirection des Ressources humaines
\n19, Place Broglie \u2013 67008 Strasbourg Cedex<\/p>\n